Tauchsportgemeinschaft SCUBI e.V. Stade

DATENSCHUTZORDNUNG

Anlage zur Satzung der Tauchsportgemeinschaft SCUBI e.V. Stade

Präambel

Tauchsportgemeinschaft Scubi e.V, im folgenden ‚Scubi‘ genannt, verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation der Tauchausbildung, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz- Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb von Scubi zu gewährleisten, gibt sich Scubi die nachfolgende Datenschutzordnung.

Hinweis: aus Vereinfachungsgründen wird folgend nur die männliche Form für beide Geschlechter von Funktionsträgern und Personengruppen genannt.

§ 1 Allgemeines

Scubi verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Vereinen, Ausbildern und Vorstandsmitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Ausbildungsangeboten und seiner ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet und Papiermedien veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt; aber nur im Rahmen des satzungsmäßigen Zwecks – hier: gegenüber dem Verband Deutscher Sporttaucher e. V. und dem TLN In allen diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen bei Scubi, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

  1. Scubi verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Weiterhin verarbeitet Scubi die Daten seiner Mitglieder: Vor- und Nachname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Post), Geburtsdatum, Tauchlehrer- und Trainerlizenzen (Lizenznummer, Gültigkeit), Sonderlizenzen (Nitrox TL, ATL, Jugendleiter, ApnoeTL), sonstige Hinweise zur Person (z. B. Funktion bei Scubi).
  3. Soweit Daten an Dritte weitergeleitet werden, gilt dies nur für satzungsmäßige Zwecke.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten von Scubi werden personenbezogene Daten in Netzauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Wettkampfveranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang, soweit Scubi an entsprechenden Veranstaltungen teilnimmt.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Netzseite von Scubi werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mailadresse und Foto veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung bei Scubi

  1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
  2. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO geführt und die

Informationspflichten nach Artikeln 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Ausbildern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  4. Alle Vorstandsmitglieder von Scubi dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, – nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation nutzen die Vorstandsmitglieder ihre privaten eMails.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail miteinander stehen und / oder deren private E-Mail- Konten verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Scubi, die einen Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainer und Ausbilder), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da bei Scubi weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht keine Verpflichtung einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Der Vorstand kann aber eine Datenschutz-beauftragte/einen Datenschutzbeauftragten bestimmen, dem dann die Aufgaben nach § 4 dieser Datenschutzordnung obliegen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Scubi unterhält einen zentralen Netzauftritt (http://scubi.stade.net). Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Netz obliegt den vom Vorstand dafür beauftragten Personen. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese Personen vorgenommen werden.
  2. Daneben unterhält Scubi weitere Netzauftritte in sozialen Medien (z. B. Facebook), die Einrichtung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB, diese kann auch widerrufen werden. Diese Entscheidung ist unanfechtbar. Die Berechtigung zur Einrichtung und Unterhaltung dieser Netzauftritte wird vom Vorstand bestimmt.
  3. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit den Netzauftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Vorstandsmitglieder und Trainer dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können nur gemäß gesetzlicher Bestimmungen geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

(Diese Datenschutzordnung wurde auf der Jahreshauptversammlung von Scubi am 3. März 2019 in Stade beschlossen und tritt sofort in Kraft.)